1. Makna Organisasi Public
Relation/Humas
Istilah
organisasi berasal dari bahasa latin organize,
yang secara harfiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lain
saling bergantung. Diantara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada
juga yang menamakan sarana.
Everet
M. Rogers (1978) mendefinisikan organisasi sebagai sistem yang mapan dari
mereka yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang
kepangkatan dan pembagian tugas.[1]
Robert
Bonnington (1972) mendefinisikan organisasi sebagai sarana tempat manajemen
mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur
formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Pada
prinsipnya komunikasi organisasi, menurut Wiryanto (2005), adalah pengiriman
dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok formal ataupun
informal dari suatu organisasi.[2]
Korelasi
antara ilmu komunikasi hubungan masyarakat dengan organisasi terletak pada
peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai
tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa
yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan,
media apa yang dipakai bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa saja yang menjadi
penghambat, dan sebagainya.
2. Struktur dan Desain Organisasi PR
Robbins (2007) mendefinisikan struktur
organisasi sebagai penentuan dan pengelompokan pekerjaan secara formal.[3] Dalam
kapasitasnya, struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai
komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal, struktur direncanakan
dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen
sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Adapun pada organisasi informal, struktur organisasi
adalah aspek system yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat
interaksi peserta.
Struktur organisasi-organisasi
memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan
penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi.
Pada umumnya, orang akan menganggap
struktur sama dengan desain organisasi. Padahal, desain organisasi merupakan
proses perkembangan hubungan dan menciptakan struktur untuk mecapai tujuan
organisasi. Jad, struktur merupakan hasil dari proses desain.
Proses desain merupakan suatu kegiatan
yang bersifat kontinu, dan dirancang oleh manajer. Dalam konteks desain organisasi,
Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk
memilih alternatif keranka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen.
Dengan demikian, keputusan atau tinadakan-tindakan yang dipilih akan
menghasilkan struktur organisasi.
3.
Model
Struktur Organisasi Kehumasan
Model
struktur kehumasan digambarkan Cutlip sebagai berikut:
Gambar 1.1 Model Struktur
Organisasi Kehumasan
Sumber:
diadaptasi dari Cutlip, M. Scott dan Center, H. Ellen (1971)
Sebuah
departemen Public Relation dikepalai oleh seorang “Direktur Public Relation”
terutama pada perusahaan besar. direktur ini dijabat oleh seorang wakil
presiden atau jabatan yang lebih luas, yaitu “wakil presiden komunikasi
perusahaan”. Dalam hal yang terakhir, tanggung jawabnya mungkin juga termasuk
supervisi bidang advertensi dan pemasaran.
Dibawah
direktur ini, sebuah departemen biasanya dibagi menjadi seksi-seksi dan menjadi
subseksi, setiap manajer seksi meapor pada direktur. Setiap seksi mengurusi
bidang tertentu, seperti, hubungan pers, hubungan investor, urusan pelanggan,
hubungan karyawan, dan urusan sosial.
4.
Kedudukan
dan Fungsi Public Relation /Humas dalam Stuktur Organisasi
Kedudukan
humas dan kewenangan petugasnya dalam organisasi tidak selalu dapat dinyatakan dengan
tegas. Menurut John Tondowijojo, jika humas di akui sebagai bagian jajaran
kebijakan pimpinan, humas harus berada langsung dibawah direksi. Humas harus
mampu menyampaikan kebijaksanaan pimpinan sehingga ia harus berada dipihak yang
berhubungan dengan pimpinan seluruh jajaran manajemen.[5]
Keberhasilan
suatu organisasi harus disertai dengan kesuksesan membangun relasi dengan
seluruh komponen yang terlibat dalam sebuah sistem yang dijalani, baik secara
internal maupun eksternal. Misalnya, sebuah perusahaan selalu memperhatikan
“suara” atau “tanggapan” dari para konsumen atau pelanggannya. Hal ini penting
karena suatu produk/jasa yang telah diberikan akan mendapat direspon oleh
penggunannya.
Dalam
ilmu komunikasi, respon yang terjadi disebut sebagai feedback (umpan balik) yang akan menjadi bahan masukan (input) dan
evaluasi dalam rangka menjaga keberlangsungan organisasi kedepan.
Menurut Effendy, adanya feedback menandakan bahwa komunikasi
telah berlangsung secara proporsional. Komunikasi dua arah sudah terjalin
dengan baik sehingga persoalan yang dihadapi konsumen dapat diketahui
perusahaan, untuk kemudian perlu disampaikan penjelasan sehingga pada akhirnya
terjadi pemahaman/pengertian bersama.
Oleh sebab itu, subunit organisasi
yang disebut humas penting dimiliki disetiap lingkungan kerja. Humas merupakan
jembatan atau penghubung antara organisasi dengan public sebagai pengguna
produk/jasa, terutama jika terjadi tanggapan berupa respon atas segala
aktivitas ataupun produk kerja yang telah dilakukan/diberikan oleh
organisasi/perusahaan (fungsi eksternal).
Demikian halnya untuk memperkukuh
keberadaan organisasi, para pekerja dibidang kehumasan bertugas menjaga
harmonisasi (fungsi internal) sehingga sistem dan mekanisme kerja menjadi
kondusif demi mencapai tujuan organisasi.
[1] Everett M. & Rekha Agrawala-Rogers, Communication in Organization, (New
York: The Free Press), 1976, hlm. 115.
[2] Wiryanto, Komunikasi
Organisasi, (Jakarta: Gramedia), 2005, hlm. 73.
[3]
Robbins dan Judge, Perilaku Organisasi, (Jakarta:
Salemba Empat), 2007, hlm. 172.
[5]
John Tondowijojo, Kedudukan Humas dalam
Organisasi, (Bandung: Remaja Rosda Karya), 2004, hlm. 122.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar